Nem kell bonyolult, informatikai csodákra gondolni, amikor adatbázisról beszélek. Csupán arra a töménytelen, akár évi 15 ezer fényképre gondolok, ami most ömlesztve, kicsit furcsán rendszerezve a számítógépen, épp eltűnik a szemünk elől.

Egy fotós adatbázis könyvtárszerkezete alapvetően kétféle lehet. Az egyik a projekt alapú, amikor egy könyvtár neve az adott esemény neve. Ez önmagában nem feltétlen jó megoldás. A Képek könyvtárban, abc sorrendben egymás után ömlesztett projektek egy idő után átláthatatlanok lesznek. A másik kézenfekvő könyvtárszerkezeti megoldás a dátum alapú. Vagyis a Képek könyvtáron belül az alkönyvtárak éves, majd havi végül akár napi bontásban jönnek egymás után. Ez a korábbi – kevésbé hasznos – abc sorrendet megszünteti, így az aktuális képeket értelemszerűen könnyű megtalálni. A problémát inkább egy-egy projekt megtalálása jelenti, ha nem ismerjük a készítés időpontját. Megoldásként adódik a két elv keverése: a havi bontáson belül például már használhatjuk a projektnév szerinti almappákat.

Nyilvánvaló, hogy nagyon sok – évi 10 000 – kép felett már nem elegendő egy értelmes könyvtárszerkezet. Ahhoz, hogy kereshető legyen egy kép, kulcsszavakat (keyword, tag) kell hozzárendelnünk. A kulcsszavak beépülnek a fájl metaadatai közé, így bármely meta adatokat olvasó szoftver képes keresni köztük. A kulcsszavak lehetnek a projekthez tartózó kifejezések (pl. esküvő) vagy egy-egy képhez tartozó szavak (pl. templom, gyűrű, pap, gyertya).

A fájlok rendszerezésének legegyszerűbb programjai, a fájlkezelők (Windows - intéző, Mac - finder) nem alkalmasak érdemi adatbázis szerkesztésre, például nem, vagy rosszul kezelik a képhez csatolt kulcsszavakat, nem lehet csoportokat létrehozni, nem vagy csak rosszul lehet képeket megjelölni, kiemelni.

A képnézegető szoftverek, mint például az Adobe Bridge, vagy ACDSee már lényegesen jobb megoldást jelentenek. Végre színhelyesen mutatják a képet, szemben a fájlkezelőkkel. Jól kezelik a kulcsszavakat, és számtalan lehetőséget kínálnak kép keresésre, jelölésre, válogatásra. Azonban még ez sem feltétlen elég. Az esetek többségében ezek a programok pusztán megmutatnak egy képet a számítógépen.

Az archívumépítés szempontjából a legügyesebbek a kifejezetten erre kitalált adatbázis kezelő rendszerek, mint például az Adobe Lightroom, amely azon felül, hogy kiváló raw konverter, egy igen cizellált adatbázis kezelő felületet is kapott.

Itt a kulcsszavakon kívül bármely meta adat könnyen kereshető. Sőt, a könytárszerkezetet megtartva akár virtuális kollekciókat is létrehozhatunk, egy virtuális „mappába” rendezve a számítógép különböző helyein tárolt képeinket. A válogatást és a képek közti eligazodást segítik a különböző képjelölési lehetőségek. Ilyen a csillagozás (egytől ötig), az ötféle szín jelölés vagy akár a három féle zászló használata. Ezen túlmenően egy könyvtáron belül további mini sorozatokat (stack-eket), csoportokat jelölhetünk ki, melyekkel még könnyebb a fájlok, események, akciók közötti böngészés.

A Lightroom (adatbázis kezelők) valamint a Bridge (képnézegtők) közti legszembetűnőbb különbség, hogy a Lightroomban nem látszik egyszerre a számítógép összes kép fájlja, csak azok a képek, amelyek az aktuális katalógusba importálva lettek. Lehet egy könyvtárban sok száz kép, a Lightroom katalógusa nem biztos, hogy mindet megmutatja. Az importált képek közt így gyorsabb a keresés, valamint a Lightroomot alkalmassá teszi az eredeti kép, a retusálási információ, és az új, akár többfajtaképpen retusált és átméretezett végeredmény önálló kezelésére.

A könyvtárstruktúra kialakítása mellett a másik fontos feladat a fájlok átnevezése. A kamera által használt négy szám egy idő után ismétlődni fog, ezért ezt megéri kiegészíteni a dátummal, pl 20150129_2576.jpg. Tehát a dátum után meg lehet őrizni a gép által adott számsort a betűkódok nélkül. Így biztosak lehetünk benne, hogy még sok év múlva sem lesz két egyforma nevű fájl.

Az archívumunk kereshetősége, használhatósága mellett fokozottan figyeljünk a képek biztonságos tárolására. Akinek ment már tönkre winchestere, pontosan érti, mire gondolok. Bármikor elromolhat valami, tönkremehet egy háttértár. Muszáj minden adatot legalább két példányban őrizni. Erre a feladatra az egyik legjobb, otthon is könnyen elérhető megoldás az ún. NAS-ok használata. Ezek önálló, igen kisméretű számítógépek. Ezeken a mini számítógépeken az otthoni hálózatba kötve biztonsági mentéseket végezhetünk úgy, hogy a NAS házában kettő (vagy akár sokkal több) önálló winchester is van, melyek alaphelyzetben egymás másolatai (RAID1), így minden adat többször megtalálható, sérülés estén könnyedén visszaállítható. Másik nagy előnyük, hogy igény esetén – viszonylag egyszerű beállítások után – a NAS mint önálló, saját felhő alapú rendszer elérhető lesz más, távoli gépekről is.

Ha megvan a jól kialakított fájlszerkezet, és van megfelelő háttértároló, már csak a folyamatos, akár napi rendszerességű biztonsági mentéseket kell automatikusan beállítani. A Lightroom ugyan kínál ilyen funkciót, ez azonban csak fél siker, mert kizárólag a katalógusfájlt archiválja, és a képeket nem. Ahhoz, hogy a képekről is legyen biztonsági másolatunk, be kell állítani egy szinkronizáló programot, amely például esténként az új tartalommal frissíti a háttértár megfelelő könyvtárát.

A jól működő adatbázis tulajdonságai:

-          Átlátható fájl szerkezet.

-          Könnyen kereshető fájlok.

-          Folyamatos biztonsági másolatok készítése.

-          Az aktuális munkák könnyű elérhetősége.

-          A duplikátumok szűrése.

-          Nincs két egyforma nevű fájl.

-          Intelligens gyűjtemények használata.

-          Kulcsszavak használata.

Nánási László